台風一過（その1-2）〜突然の襲来〜

会議をしている部屋のすぐ傍には、運営本部兼控え室があり、本番に向けて少しずつ慌しさを増していく状況にありました。私はその周辺をうろうろしつつ、のんびりと過ごしていました（ごめんなさい）。そして、そろそろ会議も終わりそうで、次はいよいよ、シンポジウムだという状況で、いよいよ、本番にむけての準備が始まりました。

まず、受付を準備しました。会議はオフィシャルなものではなく、あくまで、その後のシンポジウムをもって、イベントの開幕ということになっており、そのため、「会議の終了　→　参加受付　→　シンポジウム開始＆イベントの開幕」という形で、準備とイベントの進行を同時に進めていくことになっていました。会場は別件で使用状態にあり、設営開始時間が決まっているため、受付を急いで設営し、受付の段取り（登録、参加費の受領、領収書の発行、資料・名札配布、通訳確保）も整えていきました。また、会議の終了を見計らって、会議に参加されていた方を受付へ誘導しました。運営スタッフの方が多忙を極める状況で、手が空いた方、運営スタッフに近い方や、企画の準備等で早めに会場に入っておられた方など、有志が多数参加され、前述の作業にあたりました。私も微力ながら、こちらに加えていただきました。東京の方のみならず、関西弁の兄さん／姉さんの姿も多数ありました。

平日の普通に講義のある日で、こちらのイベントとは違う用件で来られている方が多数往来する状況。暫定的に受付を行う場所を決め、机・椅子などの最小限必要な備品を配置し、手順を整え、配布資料などを持ち込むという形で、受付を設営。書いてみると簡単なように見えますが、私自身もバタバタしてしまっており、何が起こっているのか・するべきか、冷静に判断できませんでした（ごめんなさい）。受付の準備に直接的に関わっておられた方々は、難しい状況で、すばらしい対応をされていたように思います。
準備が整った後、会議に参加されていた方を誘導を開始。会議が行われていた部屋（4階）と、次のシンポジウムの会場（1階）が、離れていて（同じ建物です。受付は会場のエントランスのある、1階に設置）、数十人（50人くらいいたと思います）の方々を、そのまま誘導し、受付をしていただくという感じで、受付を開始しました。会場設営と受付を同時に進める必要があったことから、受付で対応をする人数は10人ほど。シンポジウムから参加される方も多く、会議参加者の方と同時に受付を進めることになり、参加費の受領、資料配布、名札の配布なども同時に行う必要があったため、長蛇の列ができる状況でした。小規模ながらも、流れ作業で受付を進めました。慌しかったものの、大きな問題はなく受付は進みました。

シンポジウムが始まって、慌しさも一段落しましたが、今度は会場全体の設営作業に入り、会場のエントランスに正式の受付を設置する作業を手伝ったりしました。あちらこちらへ右往左往していたので（結果的に思ったより仕事をしていないですが）、全体・各所でどういった準備をしているかは、よくわかりませんでした･･･。こういう時に、ちゃんとした判断ができないとダメですね。

企画参加者の方の準備も進み、本番に向けて、会場の熱気も既に高まりつつありました。翌日に向けての段取りの確認、スタッフへの指示も行われ、私も、翌日にちょうど、自分の企画の準備があったので、運営に協力するため、少し早めに顔を出して、状況次第ではお手伝いをさせていただくということになりました。

何人かの方と一緒に、近くのお店へ入り、ビールを飲みつつ、翌日以降の打ち合わせや反省会、雑談など、色々と話をさせていただきました。都心の宿泊先へ。さあ、明日からどうなるんだろう……。

（つづく）